विभिन्न ऋणों और अग्रिमों की ब्रॉडशीट ब्रॉडशीट अनुभागों में हैं। ब्रॉडशीट के रखरखाव की मुख्य जिम्मेदारी है मूलधन और ब्याज की वसूली पर नजर रखना और खातों में ऋण लेनदेन की पोस्टिंग की सटीकता को संतुष्ट करना।
राज्य सरकार द्वारा दिए गए ऋणों और अग्रिमों को मोटे तौर पर वर्गीकृत किया जा सकता है:
- नगर पालिकाओं, स्वायत्त निकायों, सरकारी कंपनियों / निगमों, अन्य संस्थानों आदि को ऋण।
- सरकारी कर्मचारियों को ऋण।
ऋण देने वाला सरकारी विभाग ऋण की वसूली को देखने के लिए मुख्य रूप से जिम्मेदार है। हालाँकि, महालेखाकार राज्य सरकार के खातों के रखरखाव के लिए जिम्मेदार है, इसलिए महालेखाकार को यह संतुष्ट करना आवश्यक है कि राज्य सरकार द्वारा तय किए गए नियमों के अनुसार ऋण और अग्रिम दिए गए हैं और सरकारी खातों में लेन-देन का सही हिसाब है। इस प्रयोजन के लिए, इस कार्यालय के बुक- II अनुभाग द्वारा ऐसे ऋणों का विस्तृत विवरण रखा जाता है। इस तरह के ऋण की ब्रॉडशीट के रखरखाव के रख-रखाव की प्रक्रिया बुक अनुभागों के नियमावली में निर्धारित किया गया है। सरकारी कर्मचारियों को दिए जाने वाले ऋणों का विस्तृत लेखा-जोखा इस कार्यालय की ब्रोडशीट अनुभागों द्वारा रखा जाता है।