इस कार्यालय द्वारा सभी राजपत्रित अधिकारियों के संबंध में कालानुक्रमिक क्रम में सेवा का इतिहास बनाए रखा जाता है, जिसका उनके राजपत्रित सेवा अवधि के दौरान अधिकारियों की पोस्टिंग के अनुसार वेतन, पदोन्नति, छुट्टी, पेंशन आदि पर असर पड़ता है। संबंधित विभाग/कार्यालय प्रमुख।

इस रिकॉर्ड में निम्नलिखित जानकारी शामिल है जैसे -

• अधिकारी का पूरा नाम और वह विभाग जिससे वह संबंधित है।
• जन्म की तारीख।
• अपॉइंटमेंट की तिथि
• जीईआर नंबर और केजीआईडी नंबर
• परिवीक्षा पूरी होने की तिथि
• एक अधिकारी की संपूर्ण सेवा, जिसमें एक राज्य से दूसरे राज्य में स्थानांतरण विवरण भी शामिल है
• समय-समय पर रखे गए पद
• विशेष परीक्षण उत्तीर्ण हुए
• पुनर्नियुक्त पेंशनभोगियों के नाम और यह भी कि क्या पुनर्नियोजन अनुबंध पर है या नियमित पद पर है