क्या करें (Do’s)
कोषाधिकारी (Treasury Officer) को प्रस्तुत किए गए बिलों का भुगतान पारित करने से पूर्व स्वयं संतुष्ट होना चाहिए।
बिलों के विरुद्ध भुगतान करते समय निम्नलिखित मूलभूत जांचें की जानी चाहिएः
- बिलों के साथ सक्षम प्राधिकारी की आवश्यक स्वीकृति तथा बजटीय प्रावधान का दस्तावेजी प्रमाण संलग्न होना चाहिए।
- राज्य कोषागार नियमों के अनुसार बाहरी पृष्ठ पर दी गई जानकारी तथा आंतरिक पृष्ठों में भरी गई जानकारी (उचित छह स्तरीय वर्गीकरण, अनुदान संख्या, अंकगणितीय शुद्धता, अनुदानानुसार बजट प्रावधान, DDO कोड आदि) का मिलान एवं सत्यापन किया जाना चाहिए।
- बिल केवल विभागाध्यक्ष/उत्तर प्रदेश सरकार द्वारा जारी DDO प्राधिकरण के आधार पर अधिकृत DDO द्वारा ही प्रस्तुत किए जाने चाहिए।
- DDO द्वारा बिल में भरे गए वस्तु शीर्ष (Object Head) एवं अनुदान संख्या का विवरण वही होना चाहिए जो कोषाधिकारी द्वारा भुगतान अनुसूची (Schedule of Payment) में दर्शाया गया हो।
- DDO द्वारा बिल में अंकित योजना/गैर-योजना (Plan/Non-Plan) तथा मतदानित/भारित (Voted/Charged) विवरण सही होना चाहिए तथा भुगतान अनुसूची में दर्शाए गए विवरण से मेल खाना चाहिए।
- DDO द्वारा भरा गया वाउचर का 15 अंकों वाला वर्गीकरण वही होना चाहिए जो कोषाधिकारी द्वारा भुगतान अनुसूची में दर्शाया गया हो।
- बिलों की अंकगणितीय शुद्धता अर्थात् गणना की गई राशि सही होनी चाहिए।
- बिल पारित करते समय वित्तीय हस्तपुस्तिका (Financial Hand Book), अन्य नियम पुस्तिकाओं, राज्य सरकार द्वारा जारी शासनादेशों तथा समय-समय पर महालेखाकार द्वारा जारी निर्देशों का पालन किया जाना चाहिए।
- भुगतान किए गए बिलों से की गई सभी कटौतियों को उचित एवं सही लेखा शीर्ष में जमा किया जाना चाहिए।
- यात्रा भत्ता (TA) बिलों के संबंध में टिकट, होटल रसीद आदि वाउचर/उप-वाउचर संलग्न होने चाहिए तथा बिल नियंत्रक अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए।
- चिकित्सा बिलों के संबंध में आवश्यकता प्रमाणपत्र (Essentiality Certificate), अनुपलब्धता प्रमाणपत्र (Non-Availability Certificate), नकद रसीद (Cash Memo), पर्ची (Prescription Slip) आदि संलग्न होने चाहिए।
AC बिलों के संबंध में
- यह जांच करें कि वाउचर के साथ स्वीकृति आदेश संलग्न है।
- स्वीकृति आदेश तथा वाउचर में उद्देश्य स्पष्ट रूप से उल्लिखित हो।
- यह जांच करें कि AC बिल सरकार के आदेशों में उल्लिखित अधिकृत व्यक्ति द्वारा ही आहरित किए गए हैं।
- DDO द्वारा AC बिलों के माध्यम से आहरण की निर्धारित सीमा का अतिक्रमण न किया गया हो।
- प्रचलित नियमों के अनुसार DDO द्वारा अपेक्षित प्रमाणपत्र AC बिलों के साथ संलग्न हों।
- AC बिलों में उल्लिखित वर्गीकरण तथा व्यय का उद्देश्य स्वीकृति आदेश के अनुरूप होना चाहिए।
पेंशन संबंधी लाभों के भुगतान के संबंध में
- PPO प्राप्त होने पर पेंशनभोगी की पहचान सत्यापित कर PPO की एक प्रति उसे प्रदान की जानी चाहिए।
- पेंशन का भुगतान प्रारंभ करने से पूर्व, यदि कोई अस्थायी पेंशन (Provisional Pension) दी गई हो तो उसका समायोजन किया जाना चाहिए।
- DCRG, अवकाश नकदीकरण (Leave Encashment), समानीकरण (Commutation), GIS आदि की गणना भुगतान से पूर्व पुनः जांची जानी चाहिए। वर्तमान नियमों के अनुसार देय महंगाई राहत (DA) पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए।
- पंजाब CSR वॉल्यूम-II के नियम 9.16(2) के अनुसार DCRG के भुगतान से पूर्व DTOs/TOs को महालेखाकार द्वारा जारी प्रमाणपत्र एवं रिपोर्ट (C&R) के पीछे अंकित शर्तों का अनुपालन करना आवश्यक है।
- DCRG/पेंशन आदि किसी भी पेंशन संबंधी लाभ के भुगतान हेतु DDO से गैर-भुगतान प्रमाणपत्र (Non-Payment Certificate) प्राप्त किया जाना चाहिए।
DDO के PLA संचालन के संबंध में
- पंजाब कोषागार नियमावली (PTR) वॉल्यूम-I के नियम 380(1) के अनुसार पाँच रुपये तक की वह जमा राशि जो एक वित्तीय वर्ष तक दावा न की गई हो, वर्ष के दौरान आंशिक रूप से वापस की गई जमा राशियों का पाँच रुपये तक का शेष, तथा तीन पूर्ण वर्षों से अधिक समय तक दावा न किए गए सभी शेष, प्रत्येक वर्ष मार्च के अंत में सरकारी जमा खाते में जमा कर दिए जाएंगे। इस प्रकार समाप्त हुई शेष राशियों की सूची कोषाधिकारी द्वारा लेखा संहिता वॉल्यूम-II के निर्देशों के अनुसार तैयार कर 31 मार्च के तुरंत बाद महालेखाकार को भेजी जाएगी।
- पंजाब कोषागार नियम 411 के अनुसार प्लस एवं माइनस ज्ञापन (Plus and Minus Memorandum) तैयार कर लेखा संहिता वॉल्यूम-II में निर्दिष्ट अनुसार महालेखाकार को प्रस्तुत किया जाएगा।
मासिक खातों का प्रस्तुतिकरण
- जिला कोषागारों को प्रत्येक माह की 13 से 15 तारीख के बीच भुगतान की प्रथम सूची (1st List of Payment), संबंधित वाउचरों तथा प्रपत्र T.A. 48 में ज्ञापन सहित महालेखाकार को प्रस्तुत करना आवश्यक है।
कोषागार कार्यालय का सामान्य कार्य
- नियमों में निर्धारित समय-सारणी के अनुसार रजिस्टरों/समन्वयन विवरणों (Reconciliation Statements) का समय पर रख-रखाव।
- आईटी उपकरणों का उचित रख-रखाव।
- कोषागार कार्यालय के स्ट्रॉन्ग रूम के भवन सुरक्षा प्रमाणपत्र की प्राप्ति।
- DTO स्थापना की सेवा पुस्तिका (Service Book) का उचित रख-रखाव।
- महालेखाकार कार्यालय को लंबित निरीक्षण प्रतिवेदनों (Inspection Reports) के उत्तर समय पर प्रस्तुत करना।
क्या न करें (Don’ts)
- कोषाधिकारी नियम 16(1) में निर्दिष्ट प्रयोजनों के अतिरिक्त किसी अन्य उद्देश्य हेतु आहरण की अनुमति न दें, क्योंकि यह नियम DDO द्वारा नकदी को कोषागार या पृथक बैंक खाते में रखने के लिए आहरण की अनुमति नहीं देता।
- अपूर्ण स्वीकृति (Incomplete Sanction) के आधार पर किसी भी भुगतान को अधिकृत न किया जाए।
- यदि पूर्व में आहरित AC बिल का उपयोगिता प्रमाणपत्र (UC) छह माह से अधिक समय से लंबित हो तो नया AC बिल स्वीकार न किया जाए।
- IFMS का पासवर्ड सहकर्मियों या किसी अन्य व्यक्ति के साथ साझा न किया जाए।
- बीमा निधि (Insurance Fund) का BT बिल के माध्यम से कोई अनियमित समायोजन न किया जाए।