पेंशन मामलों की जांच के समय निदेशालय ने पाया कि पेंशन मामलों में बहुत सी कमियां हैं, जिनके लिए स्पष्टीकरण/विचार, संबंधित अधिकारियों से कार्योत्तर अनुमोदन प्राप्त करना आवश्यक है, ताकि उन कमियों को दूर किया जा सके, जिसके कारण पेंशन मामलों के निपटान में देरी हो रही है। इससे सेवानिवृत्त सरकारी कर्मचारियों में नाराजगी, असंतोष के साथ-साथ अनावश्यक कठिनाई भी उत्पन्न होती है।

उपरोक्त स्थिति से निपटने के लिए तथा पेंशन मामलों को उचित समय पर निपटाने के लिए सभी कार्यालय प्रमुखों द्वारा अनुवर्ती आवश्यक कार्रवाई के लिए नीचे दी गई एक चेकलिस्ट तैयार की गई है।

चेकलिस्ट

सेवा पुस्तिका के प्रथम पृष्ठ अथवा अंतिम पृष्ठ पर उचित सत्यापन के साथ यह प्रमाण-पत्र दर्ज किया जाना चाहिए कि मामला पहले अंतिम रूप से निपटाया नहीं गया था।

कार्यालय प्रमुख को इस आशय का प्रमाण-पत्र प्रस्तुत करना होगा कि सरकारी कर्मचारी सरकारी पत्र संख्या और दिनांक के अनुसार स्वीकृत पद पर है तथा पेंशन पत्रों को अंतिम रूप देने के लिए उसके लिए पहले संसाधित नहीं किया गया था।

पेंशन प्रस्ताव के साथ सरकारी कर्मचारी की आयु दर्शाने वाले आयु प्रमाण पत्र की प्रति के साथ मूल सेवा पुस्तिका भी साथ में होनी चाहिए।

जन्मतिथि में तब तक कोई परिवर्तन/अधिलेखित नहीं किया जाएगा, जब तक कि वह सक्षम प्राधिकारी के आदेश द्वारा समर्थित विधिवत प्रमाणित न हो।

सेवा पुस्तिका के प्रथम पृष्ठ के स्तंभ 8 और 9 में सत्यापन अधिकारी के साथ-साथ सरकारी कर्मचारी के वर्ष को दर्शाने वाले आरंभिक दिनांक के बिना खोली गई सेवा पुस्तिका पर विचार नहीं किया जाएगा, क्योंकि असम वित्तीय नियमों के अनुसार सेवा पुस्तिका सेवा में शामिल होने के तुरंत बाद खोली जानी चाहिए।

सेवा पुस्तिका खोलने में देरी का उचित औचित्य होना चाहिए।

सक्षम प्राधिकारी की विशिष्ट स्वीकृति के बिना पुनः निर्मित सेवा पुस्तिका पर विचार नहीं किया जाएगा। पेंशन मामलों को प्रस्तुत करने से पहले सक्षम प्राधिकारी की स्वीकृति अवश्य प्राप्त की जानी चाहिए। उचित सत्यापन के तहत सेवा पुस्तिका के प्रथम पृष्ठ पर रिकॉर्डिंग की जानी चाहिए।

वेतनमान का विस्तृत विवरण दर्शाने वाला प्रारंभिक नियुक्ति आदेश सेवा पुस्तिका में दर्ज किया जाना चाहिए और नियुक्ति पत्र की प्रति सेवा पुस्तिका में रखी जानी चाहिए। वार्षिक वेतन प्रविष्टि को सेवा पुस्तिका में उचित सत्यापन के साथ दर्ज किया जाना चाहिए।

सेवा सत्यापन को वार्षिक रूप से सेवा पुस्तिका में दर्ज किया जाना चाहिए, अर्थात सत्यापन की अवधि का उल्लेख उचित सत्यापन के साथ किया जाना चाहिए।

विभिन्न प्रकार की छुट्टियों का लाभ उठाने को सेवा पुस्तिका में सत्यापन के तहत दर्ज किया जाना चाहिए।

एफ.आर. और एस.आर./आर.ओ.पी. के सामान्य नियमों के प्रावधान के तहत स्वीकार्य वेतन का समानीकरण सेवा पुस्तिका में सत्यापन के तहत दर्ज किया जाना चाहिए।

संदर्भ संख्या और आदेश की तारीख और किसके साथ समानीकरण किया गया है, इसे भी सेवा पुस्तिका में सत्यापन के तहत दर्ज किया जाना चाहिए।

यदि स्वीकार्य और स्वीकृत विस्तारित वेतनमान है, तो उसे सेवा पुस्तिका में सत्यापन के तहत दर्ज किया जाना चाहिए।

सेवा में पुष्टिकरण को सेवा पुस्तिका में सत्यापन के तहत दर्ज किया जाना चाहिए और ऐसे आदेश की प्रासंगिक प्रति पेंशन प्रस्तावों के साथ प्रस्तुत की जानी चाहिए। हालांकि सरकारी कर्मचारियों की मृत्यु के बाद सेवा में पुष्टिकरण पर विचार नहीं किया जाएगा।

सरकारी कर्मचारी की सेवानिवृत्ति/मृत्यु की तारीख को सेवा पुस्तिका में सत्यापन के तहत दर्ज किया जाना चाहिए।

सेवा पुस्तिका का पहला और अंतिम पृष्ठ कार्यालयाध्यक्ष द्वारा अनिवार्य रूप से प्रतिहस्ताक्षरित होना चाहिए।
निलंबन, निष्कासन और सेवा से बर्खास्तगी को सेवा पुस्तिका में स्पष्ट रूप से दर्ज किया जाना चाहिए, जिसमें ऐसे आदेश की संख्या और तारीख का उल्लेख हो। सेवा में पुनः बहाली और निलंबन अवधि का उपचार, निलंबन अवधि के दौरान वेतन के विनियमन को सेवा पुस्तिका में स्पष्ट रूप से दर्ज किया जाना चाहिए।
प्रतिनियुक्ति/ग्रहणाधिकार के अभिलेख सत्यापन के तहत सेवा पुस्तिका में दर्ज किए जाने चाहिए।
छुट्टी वेतन और पेंशन अंशदान भेजने वाले ट्रेजरी चालान की प्रति इस निदेशालय को अनिवार्य रूप से पृष्ठांकित की जानी चाहिए। यदि कोई बकाया/अधिक निकासी दर्ज की जानी है तो उसे इस निदेशालय को पेंशन पत्र भेजते समय अग्रेषण पत्र/फॉर्म संख्या 19 में स्पष्ट रूप से दर्शाया जाना चाहिए।
ऋण/एलटीसी की निकासी के बारे में जानकारी, यदि कोई हो, सेवा पुस्तिका में और अग्रेषण/आवरण पत्र में भी दर्ज की जानी चाहिए।
कर्मचारी द्वारा काम किए गए वेतन का विवरण कार्यालय प्रमुख के उचित सत्यापन के तहत सेवा पुस्तिका में दर्ज किया जाना चाहिए। सी.पी.एफ खातों के संबंध में जानकारी, सी.पी.एफ/सरकारी शेयर/ब्याज सहित वापसी नहीं आदि के साथ ट्रेजरी चालान की प्रति पेंशन पत्रों के साथ प्रस्तुत की जानी चाहिए। सेवानिवृत्ति पेंशन के मामले में कार्यालय प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित विधिवत भरा हुआ फॉर्म नंबर 1,1(ए) और (2) और (19) अनिवार्य रूप से जमा किया जाना चाहिए। पारिवारिक पेंशन के मामले में नामांकन फॉर्म के साथ विधिवत भरा हुआ फॉर्म 3,10,20,21,12 और 16 अनिवार्य रूप से जमा किया जाना चाहिए और इसे कार्यालय प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए। नमूना हस्ताक्षर और वर्णनात्मक रोल की पर्ची, संयुक्त फोटो (सेवानिवृत्ति पेंशन के मामले में) और पारिवारिक पेंशन के मामले में एकल फोटो विधिवत सत्यापित और प्रतिहस्ताक्षरित 

कार्यालय प्रमुख द्वारा प्रस्तुत किया जाना चाहिए। कार्यालय प्रमुख द्वारा विधिवत भरा और प्रतिहस्ताक्षरित एल.पी.सी. प्रस्तुत किया जाना है। प्रोविजनल पेंशन/प्रोविजनल डी.सी.आर.जी. के मंजूरी आदेश की प्रति पेंशन कागजात के साथ संलग्न की जानी चाहिए। प्रोविजनल पेंशन/प्रोविजनल डी.सी.आर.जी. का भुगतान न करने की स्थिति में नॉन-ड्रॉअल सर्टिफिकेट पेंशन कागजात के साथ संलग्न किया जाना है। कार्यालय प्रमुख द्वारा विधिवत हस्ताक्षरित नो डिमांड सर्टिफिकेट की प्रति प्रस्तुत की जानी है। संस्था के प्रमुख के मामले में संबंधित प्राधिकारी/लेखा परीक्षा अधिकारी से नॉन लायबिलिटी सर्टिफिकेट पेंशन कागजात के साथ कार्यालय प्रमुख के उचित सत्यापन के तहत प्रस्तुत किया जाना है। प्रत्येक आर.ओ.पी. के संबंध में आई.पी.एस. की प्रतियां सेवा पुस्तिका के साथ प्रस्तुत की जानी हैं। उपरोक्त विस्तृत नहीं है बल्कि केवल उदाहरणात्मक है और इसलिए पी एंड पी.जी. द्वारा जारी दिशा-निर्देश। इस संबंध में पेंशन विभाग, दिसपुर को पुस्तिका के रूप में जारी किए गए पत्र को भी असम (सेवा) पेंशन नियम 1969 और पारिवारिक पेंशन योजना, 1964 के प्रावधान सहित पेंशन पत्रों की प्रक्रिया के समय ध्यान में रखा जाना चाहिए।

एसडी/-

पेंशन निदेशक, असम

हाउसफेड कॉम्प्लेक्स, नई बिल्डिंग

दिसपुर, गुवाहाटी-6