इस कार्यालय का लेखा समूह  उपमहालेखकर ( लेखा एवं वीएलसी) के नेतृत्व में है। मध्य प्रदेश सरकार के लेखे  57 जिला कोषालयों , 401 लोक निर्माण संभागो , 127 वन संभागो,  60 आर.ई.एस. संभागो , लेखा कार्यालयों (पीएओ) और भारतीय रिज़र्व बैंक आदि द्वारा प्रदान किए गए प्रारंभिक खातों के आधार पर संकलित किया गया है। मध्य प्रदेश में कोषालय  वाउचर (प्राथमिक संकलन) से खातों को संकलित करते हैं, जो सब- वाउचर के साथ संकलन के लिए महालेखाकार को प्रदान किए जाते हैं।

VLC की स्थापना 2001-02 में हुई थी। VLC एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर को मेसर्स ए. एफ. फर्ग्यूसन द्वारा विकसित किया गया था। ऑपरेटिंग सिस्टम Unix था और Oracle 8i में एप्लिकेशन विकसित किया गया था। बाद में 2011-12 में VLC एप्लीकेशन को Oracle 8i से Oracle 11g के साथ Linux 5.6 के साथ ऑपरेटिंग सिस्टम के रूप में अपग्रेड किया गया।

टेक्स्ट फॉर्मेट में ट्रेजरी अकाउंट्स का इलेक्ट्रॉनिक डेटा सीडी / ई-मेल के माध्यम से सीटी सेक्शन में महीने में दो बार (पहली और दूसरी सूची) प्राप्त होता है। इन टेक्स्ट फ़ाइलों को ट्रेजरी इंटरफ़ेस के माध्यम से VLC अनुभाग में VLC मॉड्यूल के संबंधित टेबल में प्रविष्ट जाता है। सीटी सेक्शन से प्राप्त वाउचर के साथ सत्यापन के बाद संकलन (अनुबंध और प्राधिकरण) प्रक्रिया टीसी सेक्शन के कर्मचारियों द्वारा की जाती है। राज्य सरकार द्वारा प्रदान की गई IFMIS कनेक्टिविटी के माध्यम से ई-वाउचर / वाउचर विवरण युक्त रिपोर्ट प्राप्त की जाती है।

संकलन प्रक्रिया पूरी होने के बाद, VLC हर महीने की 25 तारीख को या उससे पहले मासिक सिविल लेखा तैयार करता है। मासिक सिविल लेखा तैयार होने के पश्चात्  प्रधान महालेखाकार द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है। इसके बाद मासिक सिविल खाता राज्य वित्त विभाग, और लेखा परीक्षा कार्यालय, ग्वालियर को भेजा जाता है।

निम्नलिखित रिपोर्ट / खाते राज्य सरकार को भेजे जाते हैं:

मासिक:

• मासिक सिविल लेखा
• व्यय पर मासिक रिपोर्ट