कार्यालय में उपलब्ध दस्तावेजों की श्रेणियाँ

कार्यालय में उपलब्ध दस्तावेजों की श्रेणियाँ

 

1. उद्देश्य

इस मैनुअल का उद्देश्य कार्यालय द्वारा धारित (Held) अथवा उसके नियंत्रणाधीन (Under its Control) दस्तावेजों एवं अभिलेखों की विभिन्न श्रेणियों की जानकारी उपलब्ध कराना है। इन अभिलेखों का रख-रखाव लागू नियमों, अभिलेख संरक्षण अनुसूची (Record Retention Schedule) तथा सूचना का अधिकार अधिनियम, 2005 के प्रावधानों के अनुसार किया जाता है।

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2. कार्यालय द्वारा धारित दस्तावेजों की श्रेणियाँ

कार्यालय में निम्नलिखित प्रमुख श्रेणियों के दस्तावेज एवं अभिलेख संधारित किए जाते हैं:

(क) प्रशासनिक अभिलेख (Administrative Records)

• कार्यालय आदेश (Office Orders)
• स्थायी आदेश (Standing Orders)
• परिपत्र (Circulars)
• अधिसूचनाएँ (Notifications)
• कार्य-वितरण आदेश (Distribution of Work Orders)
• बैठक कार्यवृत्त (Minutes of Meetings)
• वार्षिक प्रशासनिक प्रतिवेदन

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(ख) स्थापना संबंधी अभिलेख (Establishment Records)

• सेवा पुस्तिकाएँ (Service Books)
• व्यक्तिगत सेवा अभिलेख (Personal Files)
• नियुक्ति, पदोन्नति एवं स्थानांतरण संबंधी आदेश
• अवकाश अभिलेख
• गोपनीय/वार्षिक प्रदर्शन मूल्यांकन अभिलेख (जहाँ लागू हो)
• प्रशिक्षण अभिलेख

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(ग) लेखापरीक्षा संबंधी अभिलेख (Audit Records)

• वार्षिक लेखापरीक्षा कार्यक्रम
• अनुमोदित टूर प्रोग्राम
• निरीक्षण प्रतिवेदन (Inspection Reports)
• लेखापरीक्षा कार्यपत्र (Audit Working Papers)
• लेखापरीक्षा टिप्पणियाँ एवं उत्तर
• मसौदा अनुच्छेद (Draft Paragraphs)
• निष्पादन, अनुपालन एवं वित्तीय लेखापरीक्षा अभिलेख

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(घ) वित्तीय अभिलेख (Financial Records)

• बजट अनुमान
• व्यय विवरण
• लेखा अभिलेख
• वेतन एवं भत्तों से संबंधित अभिलेख
• अग्रिम एवं समायोजन अभिलेख
• खरीद एवं भुगतान अभिलेख

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(ड़) खरीद एवं संपत्ति अभिलेख (Procurement and Asset Records)

• खरीद फाइलें
• निविदा दस्तावेज
• अनुबंध (Contracts)
• स्टॉक रजिस्टर
• परिसंपत्ति रजिस्टर
• आईटी उपकरणों का अभिलेख
• वार्षिक भौतिक सत्यापन अभिलेख

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(च) विधिक एवं RTI अभिलेख (Legal and RTI Records)

• RTI आवेदन
• प्रथम अपील अभिलेख
• सूचना उपलब्ध कराने से संबंधित पत्राचार
• न्यायालयीन मामलों से संबंधित अभिलेख
• विधिक राय (जहाँ उपलब्ध हो)

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(छ) सामान्य पत्राचार (General Correspondence)

• प्राप्त एवं निर्गत पत्र
• ई-ऑफिस फाइलें
• ई-मेल पत्राचार (जहाँ लागू हो)
• डाक पंजी एवं ई-डाक अभिलेख

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(ज) इलेक्ट्रॉनिक अभिलेख (Electronic Records)

• ई-ऑफिस रिकॉर्ड
• स्कैन की गई फाइलें
• डिजिटल डेटाबेस
• इलेक्ट्रॉनिक रजिस्टर
• कार्यालय की वेबसाइट पर उपलब्ध दस्तावेज
• अन्य अधिकृत डिजिटल अभिलेख

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3. अभिलेखों का संरक्षण

उपरोक्त सभी दस्तावेज एवं अभिलेख भारत सरकार, भारतीय लेखा एवं लेखापरीक्षा विभाग तथा कार्यालय में लागू Record Retention Schedule के अनुसार सुरक्षित रखे जाते हैं। जिन अभिलेखों का सार्वजनिक प्रकटीकरण अनुमत है, उन्हें सूचना का अधिकार अधिनियम, 2005 के प्रावधानों के अनुसार उपलब्ध कराया जाता है।

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4. अभिलेखों तक पहुँच

दस्तावेजों तक पहुँच निम्नलिखित के अनुसार प्रदान की जाती है—

• सूचना का अधिकार अधिनियम, 2005
• लागू गोपनीयता एवं सुरक्षा नियम
• अभिलेख संरक्षण नीति
• सक्षम प्राधिकारी के निर्देश

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5. अद्यतन

इस मैनुअल में उल्लिखित दस्तावेजों की श्रेणियों की समय-समय पर समीक्षा की जाती है तथा आवश्यकता अनुसार अद्यतन किया जाता है।